אירועים עסקיים הם כבר מזמן לא נחלתם הבלעדית של החברות הגדולות בלבד. כל חברה שמכבדת את עצמה מרימה אירוע מושקע לרגל אירועים חגיגיים ויוצאי דופן: יום גיבוש לעובדים, החדרת מוצרים חדשים לשוק, מסיבות לרגל חגים, פרידה וסיבות נוספות.
עם זאת, הפקת אירוע עסקי הוא עניין המצריך תכנון ומחשבה רבה, החל מרמת הקונספט והתוכן, וכלה בפרטים הקטנים כמו צילומי הווידאו וזמינות החניה. אם כן, מה כדאי לעשות, ומה ממש לא? בכתבה הבאה נעשה לכם קצת סדר.
עשה:
הגדרות, הגדרות
הגדירו מראש מה יהיה סוג האירוע ופעלו לפי הגדרתכם. ככלל, אירועים עסקיים נחלקים לשני סוגים עיקריים: אירוע עסקי רגיל למטרות גיבוש או פרידה, או אירוע עסקי לרגל קידום החברה או אחד ממוצריה. האופי של כל אחד מהאירועים הללו שונה בתכלית, למשל: לאירוע לקידום יוזמנו אנשים מכובדים שנבחרו בקפידה על ידי המנהלים וכן יזמים או אורחים מחו"ל, זאת לעומת אירוע עסקי לעובדי החברה שיסתכם בהזמנתם של עובדי החברה בלבד. אם כן, מובן מאליו שההכרעה לגבי סוג האירוע תקבע את העלות, התפריט וכמובן התוכן.
האם אתם חוסכים בעלויות?
הגדירו מראש את התקציב עבור האירוע. לא כל חברה או עסק יוכלו להשקיע תקציבי ענק באירוע גרנדיוזי ומפואר. לעיתים שיקולי התקציב יכריעו, ותתבקשו לחסוך בהזמנת אומן זול, מזכרות פשוטות ומקום בעלות סבירה. במידה ותדמית החברה חשובה לכם, ייתכן ותאלצו להשקיע קצת יותר משאבים, בפרט אם אתם מתכננים להזמין לקוחות מכובדים.
היכן ישבו כולם?
בניגוד לחתונות האחרונות אליהן הוזמנתם, אירוע עסקי לא דורש ישיבה סביב שולחנות ערוכים. בחירה בשולחנות ערוכים היא ברירת המחדל שלכם, ומומלץ לגוון עם צורות ישיבה נוספות. בכל מקרה, דאגו למספר גדול של פינות ישיבה נוחות: ספות, כורסאות וכסאות נוח, שיספקו לנוכחים תחושה נעימה ובלתי פורמלית.
הגברה
זה אולי נשמע טריוויאלי, אבל חלק בלתי מבוטל מהאירוע הוא הצגת תכניות עסקיות, הכרזה על עובדים מצטיינים או חלוקת מתנות. לכן, רצוי לוודא שבמקום קיימת במה והגברה מתאימה שניתן להשתמש בהם לצורך האירוע. במידה והמקום לא מספק שירות זה, מומלץ לקחת בחשבון השכרת ציוד מבחוץ.
ולרשימת האל תעשה:
אל תזלזלו באירוע
אומנם אירועים עסקיים לא מתקיימים לעיתים קרובות, אך עם זאת לא כדאי לזלזל בהם. הפקת אירוע עסקי, ובפרט אם מתעתדים להופיע בו ספקים ולקוחות מחו"ל דורש השקעה רבה, ותיאום בין כמה וכמה גורמים: צלמים, ספקי קייטרינג, אומנים אורחים, אולמות או גני אירועים ועוד.
אל תשכחו את החניה
לכל מתחם אירועים שמכבד את עצמו, יש הסדרי חניה מתאימים (בתשלום כמובן). אחרי האוכל, מדובר באחד המרכיבים החשובים ביותר בשיחות אחרי האירוע. אל תשכחו את זה.
אל תחסכו בסעיף הטכני
בין אם בחרתם באירוע באולם אירועים ובין אם האירוע העסקי מתוכנן בחיק הטבע, לא כדאי לוותר על צוות טכני צמוד, שיהיה פנוי לפתרון בעיותיכם במהלך האירוע. לעיתים די במיקרופון שלא עובד כראוי או במצגת שממאנת להתחיל, כדי להעכיר את האווירה באירוע.
אי אפשר לעשות הכול לבד
לחברה מקצועית להפקת אירועים עסקיים, מן הסתם יש טיפה יותר ניסיון בהבנת הצרכים המתאימים עבור האירוע שלכם, ובתכנון אירועים דומים. לכן, טוב תעשו אם תגבשו בראש קונספט ראשוני, ולאחר מכן תפנו לחברה מקצועית על מנת להשלים את התמונה.
בהצלחה!
