בשנים האחרונות כל ארגון שמכבד את עצמו דואג להפיק לעובדיו או לציבור לקוחותיו לפחות אירוע עסקי אחד במהלך השנה. אירועים אלו נועדו לא רק לפנק את כל מי שנמצא בקשרים עסקיים עם הארגון המדובר, אלא גם להציג לראווה את ההצלחה העסקית הכבירה בתקווה להגדיל את הפעילות העסקית גם בשנה הבאה. בהתאם לזאת, על האירוע להיות מופק לעילא ולעילא תוך התייחסות לכל פרט ופרט. להלן הדגשים שחשוב להתייחס אליהם במהלך תהליך ההפקה.
אז כיצד מפיקים אירוע עסקי מוצלח?
בראש ובראשונה, באופן טבעי, חשוב לייצר תכנית אירוע מעניינת, מקורית ומגוונת, כזו שתצליח להשאיר את האורחים היקרים שלכם נלהבים בכל עת, ולא תגרום להם רק לחכות לקץ המתוק של הערב. תחשבו על סרט קולנוע עם כוכבים ענקיים, תקציבי ענק ותפאורה מהפנטת, אבל שהתוכן בו לוקה בחסר. קרוב לוודאי שהסרט ייכשל. כך גם באירועים עסקיים. התוכנית האומנותית היא שם המשחק.
נקודה חשובה שנייה היא בחירה נכונה של המקום. בבחירת מקום לאירוע יש כמה אלמנטים, בראשם הנושא הגיאוגרפי (אל תתנו למרבית האורחים שלכם לנסוע שעות בדרכים, ולא משנה כמה האולם יפה או כמה המחיר שלו זול), ההתאמה של גודל המקום למספר האורחים (אין דבר גרוע יותר ממקום ענקי עם מעט אורחים. בעצם יש – המצב ההפוך) וכמובן – איך הוא נראה? לא חייבים מקום מפואר בסגנון העשירון העליון להצלחת האירוע, אך בהחלט מקום שמשדר כבוד – לעצמו ולאורחים הנכנסים בשעריו.
נקודה שלישית שיש לתת עליה את הדין הוא כל הנושא הקולינארי. אם תשימו לב, לרוב אנשים ידברו על "איך היה האוכל" בצאתם מאירוע כזה או אחר. אז נכון, אי אפשר אף פעם לפגוע לטעם של כולם, אבל בהחלט אפשר לנסות. אל תנסו להיות מיוחדים מדי, כי זו בדיוק הדרך לגלות כמה אנשים מעדיפים את השגרתי (בתוספת איכותי). זכרו גם את הטבעוניים והצמחוניים, כמו גם את הרגישים לגלוטן ולקטוז.
נקודות נוספות בדרך להצלחה: מוסיקה שמתאימה לסגנון של האורחים שלכם ולא בהכרח שלכם; דאגה מראש לכל העזרים הטכניים (אמצעי הגברה, פודיומים ועמדות הרצאה, מקרנים וכו') הנדרשים וקיומו של צוות במקום למקרה של תקלות; עמידה בלוחות הזמנים שקבעתם (בגבולות הסביר); הרבה צילומים למזכרת; ואם אפשר אלכוהול משובח – דיינו!
אין טוב האדם המפיק לבדו
אנחנו מעריכים שכבר הגעתם למסקנה המתבקשת, ואם לא – תרשו לנו לעשות זאת עבורכם: הפקת אירוע עסקי היא לא עניין למי שלא מבין בכך, מתמצא בנושא ומנוסה בהפקות דומות. גם אם אתם מנהלים אלפי עובדים ביום יום ועוסקים בתקציבי עתק ובהחלטות הרות גורל, זה ממש לא אומר שתצליחו להפיק בהצלחה ערב שכזה. אז את האנרגיות שלכם תשמרו לאירוע עצמו. את ההכנות אליו תשאירו למקצוענים.
