מאות כנסים מקצועיים מתקיימים ברחבי הארץ מדי חודש. לאור העובדה שמדובר בסוג האירוע היחיד שמשלב ביזנס ופלז'ר בו זמנית, אין כל ספק – מדובר באירוע מאתגר במיוחד מבחינת הארגון וההפקה. אם גם אתם עומדים בפני כנס כזה או אחר ורוצים שכולם ידברו על כמה מקצועי, מאורגן ומהנה הוא היה, הישארו עימנו וגלו מהם חמשת האלמנטים שמשדרגים כל כנס פי כמה.
הלו"ז, המקום והאוכל
- נתחיל מהמסגרת של כל אירוע, במיוחד כשמדובר בכנס מקצועי- לוח הזמנים. לא ניתן להפריז בחשיבות יצירת לוח זמנים מסודר, שמגדיר פעילות ותעסוקה בשלבי הכנס השונים. קחו בחשבון הבדלים אפשריים בין התכנון למציאות והשאירו רווח זמן לשינויים, אך הקפידו על פעילות שתשאיר את כלל האורחים ברמת עניין גבוהה לאורך כל האירוע.
- נקודה שנייה בעלת חשיבות גבוהה במיוחד היא נושא המקום המארח. למרות שלא מדובר בחתונה או אירוע שמחה אישי, חשוב להקפיד על מקום מכובד, מרשים ומתאים בגודלו למספר האורחים הצפוי להגיע. ממש לא הכרחי לבחור אולם או גן מנקרי עיניים, אבל בהחלט אל תסתפקו במקום שמשדר זלזול בבאים בשעריו. גם מיקומו של האולם משמעותי. אל תגרמו לעשרות אורחים לבלות בדרכים במשך שעתיים או יותר. אם צריך, דאגו לארגן הסעות למקום. חשוב להקפיד על טמפרטורה סבירה במהלך האירוע, כי אין עניין מרגיז יותר מחום אימים או קור מקפיא לאורך שעות ארוכות.
- הגענו לאלמנט השלישי והטעים מכולם – הקייטרינג. כל מי שנכח ביותר משני אירועים בחייו יכול לבטח להעיד עד חשיבות הנושא להצלחת האירוע. חברות קייטרינג רבות מציעות שירותי הסעדה לאירועים וכנסים. בחרו את החברה המיועדת בקפידה ואחרי שבחנתם מקרוב ובמו קיבתכם את איכות, מגוון ועושר מנות האוכל שהיא מציעה. נסו לפגוע בטעמם של כמה שיותר מבאי הכנס, אל תשכחו את אלו הצמחוניים, הטבעוניים, המקפידים על הכשרות ואם יש ילדים אז דאגו גם להם עם מנות מתאימות. העניקו לאורחים מגוון ושפע, כך שאף אחד לא ייצא רעב.
הציוד והחברה המארגנת
- על העניין הרביעי לא כולם מקפידים וחבל – הגברה בפרט ועזרים טכניים בכלל. אלו בהחלט מסוג הדברים שיכולים להקפיץ כל אירוע או לחרב אותו לגמרי. מוסיקה באיכות גרועה מבריחה אורחים הרבה יותר מכל דבר אחר. עזרים טכניים מסייעים בעיקר לחלק המקצועי לעבור חלק וללא תקלות, אז ודאו שהמחשב, המקרן, המיקרופונים, רמקולים וכל מה שאתם צריכים עובד כמו שצריך ומצויד בגיבוי.
- השארנו את החשוב מכל לסוף. כי אם עדיין לא השתכנעתם שכנס מקצועי וטוב חובה להשאיר בידיהן המקצועיות של חברות הפקה וארגון אירועים, אז אנחנו כאן כדי להדגיש את חשיבות העניין. זה בכלל לא משנה כמה מנהלים גדולים אתם ואיך ביום יום אתם שולטים ביד רמה כמעט בכל תחום. ארגון כנס המוני הוא מקצוע לכל דבר ועניין, אז אל תנסו לעשות את מה שאתם לא יודעים. בהצלחה!
