בכל אירוע חברה או הפקה חשוב להצליח, להביא ללקוח את התוצאה הטובה והמקצועית ביותר.
להשקיע ברעיונות מנצחים, תקציבים מהודקים וכמובן הפקת האירוע ברמה הגבוהה והמקצועית ביותר. שיהיה וואוו, שכולם יהנו, שיהיה יפה, טעים, מעניין, משמח, מכובד…
שיהיה אירוע חברה מושלם!
זו השאיפה וזו המטרה של כל חברת הפקה אבל… לא פחות חשובה היא הדרך אל האירוע- התהליך.
מהרגע שהלקוח בחר בחברת הפקת אירועים שתפיק עבורו את האירוע מתחילה להירקם מערכת יחסים. אפשר אפילו להגזים ולומר שנוצרת פה זוגיות שתוביל להולדת "ילד משותף"- האירוע.
ובזוגיות כמו בזוגיות יש כמה כללים שחשוב להקפיד ולשמור עליהם אם רוצים להצליח:
- הקשבה– רוב הלקוחות יודעים בדיוק מה הם רוצים. הם כבר דמיינו את האירוע, כתבו את הבריף וכעת הם מבקשים לקבל את מבוקשם! לכן חשוב להקשיב. לתת את הדעה המקצועית, להביא את הפתרונות הנכונים- אבל קודם כל להקשיב ללקוח!
- שקיפות– שימו את הדברים על השולחן- אל תייפו או תסתירו פרטים , זה רק יפגע במערכת היחסים ובהפקת אירוע החברה. הלקוח ביקש שהכנרית תצמיח כנפיים באייטם הפתיחה- ספרו לו שהכנפיים מודבקות…
- שיתוף– הרבה פעמים במהלך שלבי הפקת אירועי חברה מתגלה קושי, התלבטות, שינוי שצריך להיעשות- אל תחליטו על דעת עצמכם. מצאו את הפתרון הנכון והעדיף ואז שתפו את הלקוח בהחלטה.
- תקשורת– עדכנו את הלקוח בצורה רציפה על מצב הפקת האירוע. זה יכול להיות באמצעות מייל סיכום יומי: מה נעשה בהפקת האירוע היום, עם מי התקדמתם, אילו פריטים מוכנים. שמרו על ערוץ תקשורת פתוח ותנו ללקוח את התחושה שהוא בתמונה, בכל שלבי הפקת האירוע, הפקת הכנסים או הפקת ימי הגיבוש- ולמעשה בכל הפקה!
- הבטחתם- תקיימו! או יותר נכון אל תבטיחו משהו שאינכם יכולים לקיים. אין דבר מרגיז יותר ללקוח מאשר הידיעה שבשלב הפרזנטציה וסגירת אירוע החברה הבטחתם דברים שבפועל לא תוכלו לקיים.
אם נחזור לכנרית- הבטחתם שהיא תעוף- אז תמצאו את הדרך לגרום לזה לקרות! - החלטיות– הלקוח לא אוהב את המפיק שלו מתלבט ומתחבט- את זה הוא יכול לעשות גם בעצמו! שמרו את ההתלבטויות "בבית" כשאתם באים ללקוח תהיו החלטיים, תדעו מה אתם רוצים ויכולים לתת ואל תתביישו לומר את החלטתכם (עדיף שתקראו לזה המלצה אבל עדיין שתהיה החלטית וברורה)
- כימיה- מה לעשות, רוב הקשרים המוצלחים מתחילים בכימיה- לכן, צוותו ללקוח שלכם את אנשי המקצוע שנראה שיש לו כימיה איתם. אלו שמתחברים לראש שלו שמצליחים להעביר לו בצורה נכונה את הראש שלהם. אם קורה ובמפגש לקוח מפיק/ קריאייטיב/ תקציבאי משהו בכימיה לא עובד אל תהססו להחליף איש צוות להפקת האירוע.
- פשרות– דעו להתפשר. הקריאייטיב חלם על אותה כנרית מעופפת אבל מדובר בכנס מאזן…וותרו, שמרו על המעטפת הרעיונית- הרי בגללה נבחרתם להפיק את האירוע אבל דעו להתפשר במקומות בהם ברור שהלקוח עומד על שלו.
- חיזור– נכון, הלקוח שלכם, זכיתם במכרז, נבחרתם מכל חברות ההפקה!. עדיין המשיכו לחזר אחר הלקוח, לתת לו הרגשה שהוא חשוב, לשים לב לפרטים הקטנים…להחמיא על הבחירות שלו, להתעניין. לא, אל תבואו לפגישה עם זר פרחים ושוקולד בצורת לבבות אבל עוגיות משובחות מדי פעם ימתיקו כל פגישה.
- אהבה– כן, כן תאהבו…את מה שאתם עושים, את הלקוח, את הפקת האירוע.
תנו את הלב – הלקוח ירגיש את זה – וזה גם יורגש בתוצאה.
לסיכום, ברור שבהפקת אירוע חברה מערכת היחסים עם הלקוח חשובה לכם. אז, שננו וישמו את הכללים- לפחות את רובם, כדי שכבר מהמפגש הראשוני ייווצר החיבור שממנו תתפתח מערכת יציבה שתשרת את האינטרסים של שני הצדדים, שתרחיב את ההתקשרות, תניב עוד הפקות אירועים, הפקות כנסים או הפקות טיולים. שתקצור הצלחות משותפות ו…שתוביל להרחבת המשפחה!
בהצלחה!
