אירועים ושמחות הם חוויה נפלאה לבעלי השמחה ולאורחים כאחד. אך כאשר הפקת האירוע נעשית בחיפזון, ללא תכנון ומחשבה ובלי התחשבות באלמנטים חשובים כאלו ואחרים, התוצאה, לעיתים קרובות, היא אירוע מייגע, אפרורי וכושל. אז לא משנה מה סוג האירוע העומד לפניכם, קבלו בהרבה אהבה ומתוך ניסיון רב 5 טיפים חשובים להפקת אירוע מושלם.
תכנון, תקציב ועיצוב
- נתחיל בגולת הכותרת של כל אירוע – התכנון המקדים. את כלל האירועים מרכיבים מאות פריטים עליהם יש לחשוב מבעוד מועד. יש לוחות זמנים לעמוד בהם, התחשבות בגורמים רבים, לקיחת סיטואציות שונות בחשבון (כמו מזג האוויר, תקלות טכניות), הבנה של קהל האורחים ומה לא? לשם כך, חשוב לרדת לפרטים הקטנים ביותר כבר בשלבי התכנון. אל תאמרו "יהיה בסדר", אל תחליטו להחליט תוך כדי האירוע. היו מוכנים לכל התרחישים, דעו מבעוד מועד מה עומד לקרות מתי ותמיד תהיו מוכנים לבלתי צפוי.
- סוג האירוע הינו נגזרת ישירה של תקציב ההפקה שלו, וזוהי העצה השנייה שלנו. בנו לעצמכם מסגרת תקציבית מחושבת, ריאלית ונכונה. היעזרו בגורמים מקצועיים אם אתם חשים צורך בכך. על התקציב להתחשב ב"תרחישי גבול" (לדוגמא – תקציב לפי 200 אורחים ולפי 300 אורחים), לקחת בחשבון אירועים בלתי צפויים שעשויים או עלולים להשפיע על התקציב, ולא לשכוח אלמנטים כגון טיפים, מזכרות לאורחים, תיעוד האירוע וכו'. צרו טווח ביטחון לחריגה מהתקציב, אך שמרו על מסגרת שפויה התואמת את היכולת שלכם.
- אין קלישאה יותר נכונה מ"אין הזדמנות שנייה לתקן רושם ראשוני". כשמדובר באירוע, הרושם הראשוני (והשני והשלישי…) הוא זה הנוגע לעיצוב האולם, גן האירועים או המקום בו מתקיים האירוע. עיצוב מרשים אינו בהכרח עולה הון תועפות. עיצוב חכם, יצירתי ומודרני הוא תוצאה של מחשבה ודמיון, ולא בהכרח של מאות אלפי שקלים. אל תשקיעו את כל כספכם על נושא העיצוב, אך הקדישו לעניין את מירב תשומת הלב שלכם. אל תשאירו אף חלל "נטוש" ולא מעוצב. החל מאולם קבלת הפנים, דרך השולחנות והברים ועד לרחבת הריקודים והאולם המרכזי.
קייטרינג וחברת הפקה
- נסו לדמיין את האירוע המוצלח ביותר שבו נכחתם. עכשיו "הלבישו" על האירוע הזה את הקייטרינג הזוועתי ביותר אותו חוויתם באירוע אחר. כמה מוצלח האירוע עכשיו?… כמו שבוודאי כבר הבנתם, האלמנט המרכזי שתמיד ידברו עליו לאחר סיום האירוע הוא האוכל, ואין מי שיחלוק על כך. בנושא זה, כל המוסיף גורע – פשוט הקפידו על קייטרינג עשיר, מגוון, טרי ואיכותי. כי מי ששבע, נהנה.
- ונסיים בעצה, אולי, החשובה מכולן – אם אין לכם את הידע והכלים להפקה איכותית ומוצלחת (ואנו מתכוונים להתמקצעות אמיתית ועמוקה, ולא למידע מסתורי מהאינטרנט), עשו לעצמכם ולאורחים שלכם טובה ענקית והיעזרו בשירותיה של חברת הפקות אירועים מקצועית. ההשקעה שווה כל שקל…
בהצלחה!
