עשרות אלפי אירועים נערכים ברחבי הארץ מדי שנה. מצד אחד – אירועים שמאורגנים על ידי חברת הפקות מקצועית. ב-99% מהמקרים הללו, תגלו אירוע מהנה, יצירתי, מגוון, שזורם חלק מתחילתו ועד סופו. מצד שני, אירועים המאורגנים באופן עצמאי על ידי בעלי השמחה, וכאן הסיכון לאירוע בינוני וגדוש בתקלות – גבוה פי כמה. מתכננים אירוע בקרוב ורוצים להיות בצד הנכון? להלן כל הסיבות שישכנעו גם אתכם לבחור בחברת הפקות מקצועית.
הפקת אירועים – זה באמת כל כך מסובך?
לאנשים רבים נטייה לראות את התוצר המוגמר של תהליך כלשהו, ולטעות לחשוב בפשטות התהליך בשל התוצאה הסופית שלו. כך הם פני הדברים בהפקת אירועים – נחשפים רק ל"תבשיל" ולא לתהליך הבישול שלו, ותאמינו לנו – מדובר בתהליך ממושך, גדוש בפרטים ובצורך לסנכרון מלא בין גורמים רבים. ובקיצור – כאב ראש רציני למי שלא מנוסה בעניין.
וכאן, בדיוק בנקודה הזו, נכנסות חברות ההפקה לתמונה, והופכות את הכול למעט פשוט יותר: התיאום בין שלל אנשי המקצוע ובעלי התפקידים במהלך האירוע; ההיערכות לקראת מצבים שונים ותקלות אפשריות; דאגה לפעילות מעניינת לאורחים לאורך כל שלבי האירוע; התאמת סגנון האירוע לקהל האורחים; הצלחת הפן הקולינארי, שחשוב כל כך להצלחת האירוע כולו (ונחשב לאתגר משמעותי בהפקת אירועים מלאי-אורחים); ועוד. בשורה התחתונה – ניסיון הוא שם המשחק.
אז נכון, הפקת אירוע באמצעות חברה מקצועית יקרה יותר מאשר הפקה עצמאית. אבל גם עיצוב הבית ללא מעצב פנים זול יותר. או ייצוג משפטי-עצמי במקום לשלם הון תועפות לעורך דין ממולח. ככה זה בחיים – כשבאמת חשובה לנו התוצאה, אנחנו מוכנים להשקיע, ובצדק!
ועדיין, גם אתם שותפים בהפקה
אז הגעתם למסקנה המתבקשת שאין כמו אירוע המנוהל על ידי חברה? מצוין! אל תחשבו שהחלק שלכם בעבודה נגמר… תהליך הפקה נכון הוא כזה שבו אתם מעניקים לבעלי המקצוע את המצרכים הנדרשים לאירוע מוצלח, והם כבר הופכים אותו למנת-גורמה. חברה מקצועית ורצינית תציג בפניכם שאלות שונות על הרכב האורחים הצפוי, טעמים בתחומים שונים כמו מוסיקה, מזון אלכוהול וכדומה, הציפיות והמטרות שלכם מהאירוע, ופרטים נוספים שיסייעו למקצוענים להרכיב עבורכם את התמהיל לאירוע המתאים בדיוק אליכם.
אז מה הופך אירוע לסיפור הצלחה?
ובכן, בראש ובראשונה – תכנית האירוע. אנשי הפקה מקצועיים ידאגו מראש לתכנית מיוחדת, מגוונת ו"תזזיתית". כזאת שנעה בריקוד בלתי פוסק על התדר שבין הרגוע לפרוע. תכנית שלא תותיר אף אחד מאחור ותיתן את הכבוד הראוי לכל אורח. הם גם יקפידו כי האירוע המדובר יהיה בנוי ממספר חלקים הנבדלים באופן ברור זה מזה. המטרה – אם מישהו לא נהנה מסגנונו של חלק אחד, הוא לבטח ימצא את מקומו באחר. כמובן שתינתן חשיבות גם לעניין המקום המארח את האירוע, תוך דגש על נראות המקום, המיקום שלו והתאמת גודלו למספר האורחים הצפוי.
בסופו של דבר, חברה מקצועית תחשוב על כל פרט ופרט במהלך תכנון ההפקה, ותשאיר לכם רק ליהנות מהתוצאה.
