המוזמנים- העובדים/ בני ובנות זוגם/ הלקוחות/ הספקים…כולם מגיעים לאירוע, מלאי ציפיות, אולי גם קצת נרגשים…
דיילות בלבוש מוקפד מקבלות את פניהם בחיוך, קבלת הפנים מזמינה להיפגש ולנשנש, המיתוג והעיצוב מרשימים, התאורה מחמיאה, מוסיקת הרקע נעימה, האוכל טעים…
מקבלת הפנים עוברים האורחים אל מול הבמה שם יהנו מהאייטמים/דברי הקישור/ הסרטון/ הוידאו ארט/ המיצג/ המופע/ האמן…
ביציאה מהאירוע הם כנראה גם יקבלו שי נחמד
האירוע שלם, הכל זורם מהרגע שנכנסו ועד ליציאה, נקווה שנהנו, שחוו, שהבינו את הקונספט והתחברו לתוכן הבימתי , שהמסרים עברו, הקינוחים לא נגמרו, שידברו על האירוע , שיגלו בו ערך אמיתי.
אבל…רגע!!
חשבתם פעם כמה חלקים מרכיבים הפקת אירוע מושלם?!
כל הפקת אירוע מתחילה בבריף- הלקוח מעוניין לקיים אירוע מסיבה כזו או אחרת- חוגגים, מציינים, משיקים… לשמחתנו תמיד יש בארגון משהו ששווה לערוך אירוע בשבילו.
הבריף נכתב ונמסר לנו, חברת ההפקה.
כאן, הוא מפורק, מנותח, מעורר מחשבה, מייצר שאלות, מסעיר מוחות ואז כל אחד מהצוות שמטפל בבריף יוצא לדרכו:
המפיקים יבררו איזה לוקיישן פנוי, איזה אמן רצוי, ואם בכלל יש לנו סיכוי.
התקציבאים יתווכחו, יתמקחו, יורידו, יעלו, יבהילו, ייבהלו ויכניסו את הכל לתוך האקסל.
הקראייטיב יתרכזו, חייבים לבוא פה עם פיצוח סוף, הרעיונות פורצים, המוח קודח, הרעיון מנצח.
מנהל הלקוח יוודא שכולם זוכרים מה המטרות, מי הלקוח ו…כמה התקציב לאירוע.
והמנהלים יעיפו מבט על הכל מלמעלה וגם מהצדדים כדי לוודא שעומדים ביעדים.
וכולם יסנכרנו, יהדקו, ישנו ויתמקדו לקראת הרגע הגדול- הפרזנטציה!
אחריה – בהנחה שהלקוח אהב את הרעיון ואישר את התקציב…מתחיל המרוץ אל האירוע. סיורים, תיאומים, סגירות, ישיבות, תקשור מקדים, כתיבת תכנים, צילומים, טעימות, עריכות, בחירת תלבושות, עוד ישיבות, סגירת מקומות, אמנים, שריונים, שינויים, ישיבת הכנה, ישיבת הפקה וסתם לשבת שוב על הדברים כדי לוודא שכולם מסונכרנים
כל כך הרבה פרטים קטנים שכולם ביחד מוקפדים ומתחברים לרגע הגדול אחד- יום האירוע
המפיקה בשטח במתח (כבר מהבוקר)- הצוות מוכן והכל עובד בזמן וכמתוכנן!
המוזמנים מתחילים להגיע, הדיילות בלבוש מוקפד מקבלות את פניהם בחיוך…והנה זה קורה!
אז…בפעם הבאה שאתם מגיעים לאירוע השלם תעצרו לרגע, תעיפו מבט סביב ותזכרו שהאירוע השלם הזה בו אתם נמצאים הורכב מלא מעט חלקים ובעזרתם של הרבה אנשים.
