בחיים יש כלל קבוע: ככל שמשהו הופך להיות יותר שכיח ושגרתי, כך הדרישה לסטנדרט גבוה יותר עולה. בתחום אירועי חברה, עד לפני עשור או שניים, היו מסתפקים העובדים בקייטרינג פשוט, תכנית אמנותית בסיסית וכמה תמונות למזכרת. כיום, כשאירועי החברה הפכו להיות חלק בלתי נפרד מהמציאות העסקית היום יומית, הדרישות עלו בהתאם וההפקה הפכה למאתגרת יותר באופן משמעותי. אז איך צולחים את הציפיות הגבוהות של העובדים בקלות? להלן כל מה שצריך לדעת על הפקת אירועי חברה מוצלחים.
הפקת אירוע חברה – כללים להפקה מוצלחת
על מנת להצליח בהפקת האירוע, יש להתייחס אליה במלוא הרצינות, להכין תכנית מפורטת (כולל גיבויים), לבחור בקפידה את אנשי המקצוע, ולא לתת לשום פרט להתפספס מעיניכם. חשוב למצוא את הנתיב המושלם בין הפן החברתי החשוב לבין זה העסקי, לו לעיתים משקל גבוה לא פחות. מעבר לכך, אלא אם צברתם ניסיון וידע מקצועיים בתחום ההפקות, מוטב להשאיר את נושא ההפקה לחברות מקצועיות המתמחות בתחום זה. הפקת אירועי חברה דרך חברות שכאלה לעולם אינה תאכזב, מאחר והן מכירות מראש את כל כללי היסוד לאירוע חברה מוצלח ויקפידו על ביצועם המושלם.
ומהם הכללים?
- האולם המארח: אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני, ואת הרושם הראשוני לאירוע שלכם יוצר האולם או גן האירועים המארח. חשוב לבחור מקום מכובד (לאו דווקא מפואר ויוקרתי), מרווח מספיק בשביל כמות האורחים הצפויים (אבל לא גדול מדי, בכדי למנוע תחושת מקום ריק), ובמיקום גיאוגרפי סביר ממרבית העובדים והאורחים. נושא אולם הכניסה (לובי) המרווח משמעותי ליצירת קשרים ושיחה בין אנשים, כמו כן רצוי שהאולם יהיה מאובזר באמצעים טכנולוגיים מתקדמים כמו מקרן, מערכת הגברה, מסכים ועוד.
- הקייטרינג: קשה לפגוע בטעם של כמה מאות אורחים, אבל בהחלט שווה לנסות. בחרו במנות וטעמים שרוב האנשים אוהבים, אל תנסו להיות ייחודיים מידי, אל תשכחו את הצמחוניים והטבעוניים, ואם צריך, אל תהססו פשוט לשאול את החבר'ה מראש מה הם אוהבים באמצעות שאלון קצר.
- התכנית האמנותית: בניגוד לחתונה, בר מצווה וברית מילה בהם התכנית האמנותית פחות משמעותית, בתהליכי הפקת אירועי חברה הדבר חשוב מאוד. צריך לייצר עניין מתחילת הערב ועד סופו, ולא לסמוך על כך ש-SMALL TALK ובופה יצליחו לעניין את החברים לאורך זמן. להקה / זמר, מופע בידור, משימות משעשעות, סרטונים ועוד יתקבלו בברכה. כמובן שאסור לשכוח את המטרה העסקית של האירוע (אם ישנה) ולדאוג שהתכנית תאפשר זמן גם לבונדינג עסקי.
- תכנון כלכלי נכון: אירועי חברה רבים מסתיימים בכך שכולם מרוצים, חוץ ממי שאחראי על התקציבים בחברה. על כן קבעו לעצמכם תקציב לאירוע, השאירו מרווח חריגה של עד 10-15%, ועשו כל שביכולתכם לא לחרוג מעבר לכך.
בסופו של דבר, הפקת אירועי חברה תמיד תסתיים בהצלחה כל עוד תשימו את עצמכם במקום העובדים שלכם ותנסו להבין מה הם היו רוצים. ושוב – אל תעשו דברים שאתם לא יודעים. בשביל זה יש חברות הפקה מקצועיות. בהצלחה!
