כשאנו ניגשים לארגן ולהפיק אירוע בחברה שלנו אנו מבינים את גודל חשיבותו של הפרויקט. בהפקת אירוע מוצלח טמונים יתרונות רבים: אירוע מוצלח מחזק את מעמדנו בחברה, מגבש את העובדים, מגביר את שביעות רצונם מהחברה והנגזרת מכך – העלאת התפוקה ושיפור שורת הרווח של העסק, משאת נפשו של כל מעסיק.
אולם ברור לכל כי אירוע מוצלח, כזה שיותיר רושם על הנוכחים וירגש את הלקוחות, אינו דבר של מה בכך. אפילו אם הקדשתם זמן רב לתכנון האירוע ולהפקתו, עדיין לא תוכלו להבטיח כי האירוע יתקיים כמצופה. מעסיקים רבים בישראל הבינו כי הדרך היעילה ביותר (ובאופן מפתיעה גם הזולה ביותר) היא לתת לחברה מקצועית להפקת אירועים לעשות את העבודה במקומם.
מה נכלל בתכנון השנתי?
ממש כמו ניצוח בקונצרט המפעיל את התזמורת בהרמוניה ובתזמון מושלם, כך ניהול הפקות אירועים מקצועי מבטיח כי כלל הגופים והפעילויות יהיו מתואמים יחד. חברת הפקת אירועים תוכל להסיר דאגה מלבכם ולהעניק לכם ראש שקט על מנת שתוכלו להתרכז בפעילות היומיומית בחברה. ישנן מגוון פעילויות רווחות בארגונים כמו ערבי חברה, ימי גיבוש או נופשונים בבית מלון. חברה מקצועית להפקת אירועים תוודא שערבי חברה למשל, יתקיימו בזמן הסמוך לחגים כדי שהעובדים יוכלו להגיע יחד עם בני משפחותיהם. בנופשונים בבית מלון וימי גיבוש לעיתים רוב התקציב מתמקד בהלנת העובדים ומעט ממנו בתוכנית האמנותית. זו טעות נפוצה, אותה בא למנוע התכנון השנתי, כשהוא מציע תכנון תקציבי בצורה יעילה כדי לא לפספס את מטרת הפעילות.
פעילות מנוהלת לפרטי פרטים
חברת הפקת אירועים מקצועית בעלת ניסיון של שנים בתחום, יכולה לבנות עבורכם תכנית אירועים שנתית, בעלת תקציב מתוכנן ידוע מראש. זהו יתרון גדול, שכן אדם משולל ידע וניסיון בתחום מתקשה בדרך כלל להעריך את העלויות הצפויות של אירוע כזה. חברות שמנסות להפיק אירועים בעצמם מגלות לא אחת, לדאבונן, שחרגו מהתקציב שקבעו בתחילה או שערכו פעילויות מושקעות שפספסו את מטרתן. את כאב הראש ועוגמת הנפש שעלולה להיגרם מתכנון תקציבי לא נכון, ניתן למנוע בקלות על ידי בניית תכנית שנתית, מובנית מראש.
זהירות – הזול עלול להפוך ליקר
לחברת הפקת אירועים מקצועית קשרים עמוקים בתעשייה, ידע רב בתעריפים של ספקים מסוגים שונים ומיומנות לנצל את התקציב לאירוע באופן מיטבי. אדם פרטי שינסה להפיק אירוע בעצמו יגלה בדיעבד שהוא שילם תעריפים מופקעים והשקיע בדברים מיותרים, פשוט כיוון שלא הכיר את הנושא לבוריו. לפיכך, במקרים רבים, ניסיון לחסוך כסף ולהפיק אירוע באופן עצמאי יוביל דווקא להוצאה כספית גדולה יותר.
אין ספק כי הפקת אירועים באופן מקצועי היא השקעה משתלמת שמחזירה את עצמה במהירות. אם גם אתם רוצים להפיק אירוע בלתי נשכח שייחקק היטב בזיכרון העובדים, אל תתפשרו על פחות מהטוב ביותר.
