בין אלפי האירועים המתקיימים בישראל מדי שבוע, מתרחשות טעויות רבות בתכנון ובביצוע, אשר פוגעות באופן בוהק בהצלחת האירוע והנאת האורחים. אם גם אתם עומדים בפני הפקת אירוע מכל סוג שהוא – פרטי או עסקי, קטן או גדול – השורות הבאות מיועדות במיוחד עבורכם. אז בואו נתחיל ונלמד מהטעויות של אחרים…
חמש הטעויות הגדולות ביותר בהפקת אירוע
הטעות הנפוצה ביותר של מפיקי אירועים נובעת מהחשש שמא האורחים ישתעממו בשלב מוקדם של הערב. לאור זאת, נבנית תכנית אמנותית שהייתה יכולה להיכנס בקלות לשלושה אירועים יחד. התוצאה: אין רגע של הירגעות, קופצים מפעילות לפעילות וההנאה נפגעת. זכרו – מידתיות היא שם המשחק, ולעיתים – LESS IS MORE.
טעות פופולארית נוספת קשורה לפרספקטיבה הכללית של המפיק. כולנו רואים את החיים דרך העיניים שלנו, אך כשמדובר באירוע, בסיס ההצלחה הוא היכרות עם האורחים, ולא עם הטעם והרצונות שלנו. לדוגמה: אתם אוהבים מוסיקת דאנס, וכמפיקי האירוע, לא טרחתם "לרחרח" איזו מוסיקה האורחים אוהבים (ומה לעשות שהם חולים על עומר אדם ושות'). התוצאה: רחבת ריקודים ריקה ואירוע שנגמר מוקדם מהצפוי. מסקנה – אתם מפיקי האירוע, אבל האורחים הם הכוכבים האמיתיים.
טעות שלישית מרגיזה ותדירה היא לא להתייחס ל"אורחי השוליים", כשהדוגמה הבולטת לכך היא אורחים טבעוניים, או כאלו שבאים עם תינוקות / ילדים (מתי בפעם האחרונה ראיתם באירוע כיסא תינוקות לזמן הארוחה?!). נכון, מרבית התכנון אמור להתייחס לחלק המרכזי של האורחים, אבל אם גרמתם ל-10% מהם לסבול בשקט, פספסתם את המטרה.
הטעות הבאה עליה נדבר היא "טעות המוגזם". כולנו רוצים אירוע נוצץ, מרשים, שכולם ידברו עליו. אבל לעיתים קרובות, אנחנו נסחפים בדרך. לא צריך בהכרח אולם אירועים שנקרא כמו הארמון של המלכה, לא חייבים ארוחה שנראית כאילו יצאה ממסעדת שלושה כוכבי משלן. לפעמים, מילימטר צניעות עושה את העבודה לא פחות מקילומטר יוקרה.
טעות אחרונה היא חוסר התייחסות לאלמנט הגיאוגרפי. מובן שאי אפשר לגרום לכך שכל האורחים ייסעו 10 דקות ומטה בכדי להגיע למקום המארח. יחד עם זאת, הניסיון לאתר מקום מפואר במחיר שפוי, גורם לרבים לשכוח את חשיבות ההגעה והחזרה מהמקום, ולגרום למחצית מהאורחים לנדוד בכבישים שעה, שעה וחצי ואף יותר. תהיו בטוחים – הסיכוי שהאורחים הללו ייהנו באירוע, שואף לאפס.
כיצד לצמצם את הסיכון לטעות בהפקת אירוע?
ישנן דרכים רבות להימנע מטעויות בהפקת אירוע. כמובן שהדרך הכי טובה לעשות זאת היא פשוט להיעזר בשירותיה של חברת הפקות מקצועית, מנוסה ורצינית, שמתמחה בסוג האירוע שלכם, ושתעביר לכם את הלילה בלי כאב ראש ובלי תקלות מעצבנות. בחרו בחברה מקצועית אשר שמה הולך לפניה בהפקת אירועים מכל הסוגים וכל סדרי הגודל, ותזכו בשקט נפשי ובאירוע גדול מהחיים.
