לכולנו זיכרון כזה או אחר מאירוע אליו הוזמנו ובחלוף זמן קצר, הצטערנו על כך שלא נשארו על הספה מול הטלוויזיה. לפעמים היה זה האולם ששכן לו בלב פרדס שכוח אל, על דרך כורכר במרחק שעתיים נסיעה. לעיתים הייתה זו הארוחה שגרמה לנו להתגעגע לרשתות המזון המהיר. ובמקרים אחרים אלו שלל סיבות אחרות שהצליחו להרוס את האירוע. אז כדי שהאירוע שלכם יעבור בשלום וללא טעויות הפקה מביכות, הכנו עבורכם רשימה קצרה של מה לא לעשות לקראת האירוע שלכם.
המיקום, התכנון ולוח הזמנים
- לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן, אומרים באמריקה, וכמה שהם צודקים. אז נכון שאצלנו המרחקים קצת קצרים יותר, ובכל זאת, אל תבחרו במיקום הרחוק 70-80 ק"מ ומעלה ממרבית האורחים. גם אולמות וגנים הנמצאים בין דרכים לא סלולות, במקומות שאף מפה, תוכנת ניווט או שלט הכוונה לא מסייע במציאתם, פחות מומלצים. גם אם הדבר מוזיל לכם מעט בעלויות.
- תכנון אירוע, בין אם קטן או גדול, לוקח זמן רב. לכן חשוב לא להיות שאננים, לא לומר "יש לנו עוד חצי שנה, אין מה למהר", ופשוט לנסות "לסמן וי" על כמה שיותר דברים בזמן הפנוי שלכם. זכרו שהספקים, נותני השירות והאולמות המוצלחים עלולים להיות תפוסים כמה חודשים מראש. אז בלי לחץ אבל גם בלי שאננות.
- הקפדה על לוחות זמנים היא ה-א' – ב' של כל אירוע מוצלח (ואחת הטעויות הנפוצות בהפקת אירועים). כשהחופה מתחילה ב-9 במקום ב-8 והסטייק מוגש לקראת 11 כשחצי מהאורחים כבר מפהקים והחצי השני רק מביט בשעון לקראת ההשכמה המוקדמת למחרת, זה ממש לא משנה כמה הפקת האירוע שלכם הייתה טובה, העסק ייהרס ברגע. איחורים סבירים מסיבות הגיוניות (המתנה לאורחים חשובים מאחרים) הן לגיטימיות, אך חשוב לשמור על מסגרת סבירה לקבלת הפנים, לתחילת האירוע, להגשת הארוחה וכו'.
חברת הפקה – ההבדל בין מוצלח לכושל
- בעלי שמחה רבים מחליטים בקול גדול ש"זה האירוע שלהם ולכן דעתם היא היחידה הקובעת". ובכן, מדובר בטעות קריטית. נכון, אתם במרכז וטוב שכך, אבל התחשבות בצרכי האורחים הינה אקוטית להצלחת האירוע. לדוגמא – אוכל כשר. אוכלים קלמארי פעמיים ביום? המבורגר מבחינתכם אינו שווה טעימה בלי גבינה צהובה מעליו? לבריאות, אבל באירוע שלכם, אל תשכחו להתחשב בשומרי הכשרות. כנ"ל לגבי טבעוניות / צמחוניות, טעם מוסיקאלי וכו'. הימנעו מסיטואציות שעלולות להביך / להרתיע חלק מהאורחים שלכם.
- ולסיום, הטעות הגדולה ביותר לזוגות ובעלי שמחה חסרי ניסיון בתחום ההפקה היא לנסות להפיק את האירוע באופן עצמאי. וותרו על העניין, חסכו את הכסף במקומות אחרים. חברת הפקת אירועים מקצועית וטובה היא ההבדל בין אירוע "חלק", בלי תקלות, זורם ונעים, לכזה ש"נתקע" ונופל על שטויות. הפקת אירוע אינה עניין פשוט. השאירו אותה למקצוענים בתחום. תבלו!
