ארגונים רבים מקיימים פעילויות ואירועים שונים לאורך כל השנה, החל מציוני דרך קבועים כגון טקסי זיכרון, הרמות כוסית בחגים או חגיגות יום העצמאות למדינה וכלה בימי חברה, ערבי גיבוש ואירועים עסקיים שונים. כאשר הנטל על כתפי המארגנים גדול ויש להתחשב בגורמים כה רבים, חשוב לעבוד על פי תכנון מראש של תכנית אירועים שנתית על מנת שהפקת האירוע תהפוך לפחות מסורבלת ולחוצה ותאפשר להתמקד בתכנון הקונספט המתאים על כל הדקויות הדרושות. בשורות הקרובות נלמד מדוע חשוב לתכנן את תכנית האירועים השנתית באופן מדוייק וכיצד חברת הפקת אירועים מקצועית יכולה לעזור לכם בעניין.
תכנית אירועים שנתית – מדוע כל כך חשוב לתכנן את העניין מראש?
כל אירוע שמתקיים בארגון ומטעמו חייב להיות מוצלח. אין פשוט ברירה אחרת. התדמית הפנימית מבחינת העובדים כמו גם איך שהארגון ייתפס מבחינה חיצונית על ידי לקוחות ומתחרים פשוט חשובים מידי מכדי לזלזל ויכולים לעבור פגיעה קשה במידה והארגון לא ידע לבצע את המשימה כהלכה. מעבר לתכני האירוע, כיצד הוא יעוצב, הקונספט שלו, המזון והאטרקציות שלו, הצלחת האירוע תלויה בעוד מספר גורמים חשובים שקשורים לתכנונו מראש:
- תזמון האירוע – כל אירוע חייב להיות מתוזמן בצורה אופטימלית. יש מועדים רבים שיש לקחת בחשבון כגון הימצאותם של המנכ"ל והבעלים, חגים וחופשים, אירועים מקבילים, פרויקטים שאינם מאפשרים הגעת עובדים לאירוע, מזג אוויר ועוד. רק תזמון טוב יביא לאירוע מוצלח וחבל לגלות ברגע האחרון שיום העובדים שתכננתם "נופל" בדיוק על גמר המונדיאל (ואם כן, הקדישו מסך ענק לצורך כך!).
- גיבוש התוכנית האומנותית – רק תכנון של מספר חודשים מראש ואף יותר מכך יבטיח אי התפשרות על זהות האמן או האומנים שיופיעו באירוע שלכם. כאשר שומרים משימה זאת לרגע האחרון מסתכנים באי זמינות והצעות מחיר גבוהות מדי וחבל.
- יידוע המוזמנים מראש – ארגון שמכבד את עצמו אמור לפרסם עוד בתחילת השנה את תכנית האירועים השנתית באופן מלא כך שכל העובדים, הקולגות ושאר המוזמנים יוכלו להתאים את עצמם לתכנית ולא להיפך. הדבר משדר רצינות ואף מאפשר קבלת פידבק לשם ביצוע שיפורים ותיקונים בזמן.
מעבר לזאת, כאשר קיימת תכנית אירועים שנתית המארגנים יכולים לפעול ע"פ לו"ז מובנה ולחלק את המשימות בצורה טובה יותר. התנהלות אחרת אינה מביאה להתמקצעות ראויה ויוצרת לחץ רב על כל העוסקים במלאכה.
דרכי הביצוע בפועל
כל העובדות מראות כי תכנית אירועים שנתית שמתוכננת מראש בעזרתה של חברת הפקת אירועים מקצועית אף תיושם בסופו של דבר כהלכה על ידה. חברות מובילות בתחום הן בעלות ניסיון רב עם ארגונים בכל קנה מידה ובעלות היכולת לארגן את לוחות הזמנים בצורה הטובה ביותר לשם יישום תכנית האירועים השנתית בצורה מדוייקת. העבודה עם חברת ההפקה קובעת לא רק את המועדים, אלא גם את סדר האירועים הנדרש, מתי יופק יום החברה ביחס לחגים ומועדים אחרים, אילו אירועים כדאי לערוך בקיץ ואילו בחורף, מהו תכנון התקציב המקסימאלי לשם יישום התכנית ובנוסף, מאפשרת בחירה מושכלת מבחינת מיקום, קונספט, מנות המזון, הגברה, עיצוב, תאורה ועוד. חלק מחברות ההפקה אף יעזרו לכם לבצע סקר מקדים בקרב המשתתפים באשר לתכני האירועים ומועדם, דבר שיעזור לכם להרים תכנית אירועים שנתית מוצלחת ופורה במיוחד.
