אנחנו מחוברים כל הזמן לסמארטפון , לוקחים אותו איתנו לכל מקום, מתעדים, משתפים, מעדכנים, מתעדכנים ומגיבים…
בעידן בו הדיגיטאל תופס מקום מרכזי כל כך בחיינו , הפקות אירועים מקבלות מימד נוסף- מתקדם, מתוחכם ומלא באפשרויות חדשות ומרגשות.
פלטפורמת הרשמה, יישומי מובייל, אפליקציית תקציבים, צ'ק אין…
כל אלה מזמינים אותנו לשלב אותם במהלך האירוע בדרכים שונות ומגוונות ולשדרג את חווית האורחים ובו בזמן מאפשרים לנו לנהל הפקת אירוע בצורה מסודרת, קלה ויעילה יותר.
בואו ונכיר קצת יותר את האפשרויות שמביא הדיגיטל אל עולם הפקות האירועים.
נתחיל מהמוכר והברור מאליו- הפייסבוק
כמעט לכל חברת הפקות אירועים יש היום עמוד פייסבוק פעיל אליו מועלות תמונות כבר משלב ההקמות של האירוע ובזמן אמת במהלך האירוע.
הלקוחות והספקים הופכים להיות חברים בעמוד ומתאפשרת להם הצצה אל מאחורי הקלעים של עולם הפקות האירועים, הכרות אינטימית וחברית יותר לכאורה, עם חברת ההפקות ועם האנשים העומדים מאחורי ההפקה .
הפייסבוק משמש גם כלי בשלב התקשור המקדים לאירוע, אם בהעברת מסרים לעובדים במקרה של אירוע חברה ואם בכל הקשור לתיעוד האירוע.
יתרון הרשתות החברתיות פורץ את גבולות הפייסבוק והופך לכלי משמעותי כאשר מדובר בארגון כנסים ובהפקת כנסים ואירועים עסקיים.
פלטפורמות דיגיטליות מציעות אפשרות לנטוורקינג כבר בכנס העסקי עצמו.
אפליקציה אליה מתחברים המוזמנים לאירוע העסקי או לכנס העסקי כבר משלב ההזמנה יוצרת עבורם הזדמנות לנהל צ'ט פתוח וגלוי על מסך המותקן בכנס, לזהות קולגות ובעלי אינטרסים ועניין עסקי משותף ולהתחבר כבר במהלך הכנס.
צ'ק אין שמבצעים האורחים בהגיעם לאירוע מאפשר ניהול מסודר של רישום האורחים וגם משיג חשיפה לקיומו של האירוע לקהל רחב ומגוון יותר.
עולם הדיגיטאל עובד לטובת עולם הפקות האירועים גם בשלב תיעוד האירוע, במהלך אירועי חברה, ימי גיבוש לעובדים וימי כיף מעלים העובדים תמונות לעמודי הפייסבוק הפרטיים שלהם. יצירת עמוד פייסבוק ייעודי לאירוע מאפשר לעובדים להעלות תמונות ישירות אליו- ולנו , חברת הפקת האירועים, לערוך תחרות תמונות אחרי האירוע- כמתיחת החוויה וגם להכין אלבום תמונות בו מתוייגים כל העובדים.
בנוסף לפייסבוק ישנן אפליקציות רבות המותקנות בקלות על מכשיר הסמארטפון באמצעות קישור המתוקשר כבר בשלב המקדים לאירוע או בהתקנה מהירה וקלה במהלך האירוע עצמו.
האפליקציות הקיימות היום בשוק מאפשרות לאורחים לאתר את עצמם בין כל התמונות שצילמו כל האורחים באירוע, לזהות תמונות בהן הם מופיעים – גם אם במקרה נקלעו לסיטואציה המצולמת, לתייג את עצמם ולקבל את התמונה לנייד – וכל זה ממש בזמן האירוע!
אפליקציות נוספת מקשרות את מכשירי הסמארטפון של האורחים למסך המוצב באירוע כך שהתמונות מוקרנות עליו בזמן האירוע וגם נותנות למוזמנים קישור אליו נשלחות התמונות שצילמו ומתחברות לאלבום אירוע אחד הזמין לכל מי שנכח באירוע.
עוד אפליקציה מעניינת היא זו ההופכת את מכשיר הסמארטפון לאורגן אורות המשנה את הקצב והצבעים בסנכרון עם האומן או הדיגי'. המראה של קהל שהופך בשיא האירוע לאורגן אורות חי הוא מרהיב ומלהיב ויכול להפוך את האירוע לחוויה בלתי נשכחת…
לסיכום
עולם הדיגטאל הוא דינמי ומתחדש כל הזמן, היכולת שלנו , כחברת הפקת אירועים, לשלב את היישומים באירוע הן רבות ומגוונות …החיבור בין שני העולמות מאפשר ללקוחות באירועים עסקיים, אירועי חברה ואפילו ימי גיבוש ליהנות מיתרונות חדשים ומרגשים.
