אין אדם שאוהב להוציא כספים על משהו שהוא יכול לעשות בחינם. אולי זו הסיבה שמנהלי חברות רבים בוחרים לקיים אירועי חברה מבלי להיעזר בשירותיה של חברת הפקות מקצועית. אז זהו, שמדובר בטעות, שלרוב פוגעת באיכות האירוע ותמיד גורמת לבזבוז כספים מיותר. כיצד זה ייתכן? קראו והבינו…
מה עושה חברת הפקות באירוע חברה?
לאנשים רבים נטייה להמעיט מהאתגר הטמון בארגון אירוע חברה. אך במציאות מדובר באירוע סבוך להפקה, הדורש ידע וניסיון, הכרות עם ענף האירועים ובעלי מקצוע מהתחום, וכזה הטומן בחובו אינספור דברים שעלולים להשתבש. בדיוק בגלל זה כדאי להשקיע סכום מסויים ולהתקשר עם חברת הפקות שמתמחה בעניין.
בגדול, חברת הפקה עוסקת ב-5 נושאים מרכזיים:
- תכנון וארגון האירוע מראש – לרבות בחירת מקום מארח, קונספט מוביל, יצירת לוח זמנים מתאים לקהל האורחים ולסגנון האירוע ועוד. רק עניין זה אורך לרוב מספר חודשים.
- בחירת אנשי מקצוע – לרבות חברת קייטרינג, צלמים, די.ג'יי או להקה, מגנטים ותאי צילום, הופעת אורח ועוד. שלב זה כולל ניהול משא ומתן אל מול הגורמים השונים על מנת להשיג את המחירים הטובים ביותר.
- ניהול התקציב – כמעט כל אירוע המנוהל באופן לא מקצועי, יגרום למארגני האירוע לחרוג מהתקציב המקורי. חברת הפקה יודעת בדיוק היכן להשקיע בלי מעצורים ובמה להדק מעט את החגורה על מנת לעמוד ביעד התקציבי.
- ניהול האירוע במהלכו – בעיקר בכל הקשור לסנכרון העבודה בין הגורמים השונים, להתנהלות שוטפת של בעלי המקצוע ולעמידה בזמנים שנקבעו.
- התארגנות מראש כנגד תקלות ואירועים לא צפויים, והתמודדות איתם בזמן אמת – זהו עניין חשוב במיוחד, שבלעדיו האירוע מהווה קרקע פורייה לתקלות קטנות וגדולות.
האם העבודה של חברת ההפקה שווה את ההשקעה?
זה נכון שההשקעה בחברת הפקות מסתכמת לרוב בכמה אלפי עד עשרות אלפי שקלים (תלוי בגודל האירוע ובאלמנטים נוספים), אך יש לקחת בחשבון שהיא מתקזזת בחלקה הגדול עם חיסכון מהותי המתרחש במרכיבים רבים: אולם האירועים והשמחות, חברות הקייטרינג, בעלי המקצוע השונים ועוד. הרעיון פשוט: אנשי המקצוע ובעלי האולמות והחברות מעניקים לחברות ההפקה מחירים זולים הרבה יותר מאשר לאנשים פרטיים, וזאת בזכות הידיעה שחברה שכזאת עשויה לספק לאותם גורמים שפע של עבודה. ומי מרוויח מההסכם הבלתי כתוב הזה? אתם כמובן, שנהנים ממחירים מופחתים בעשרות אחוזים מאשר אם הייתם פונים בעצמכם לבעלי האולמות ואנשי המקצוע. בשורה התחתונה, עבודת חברת ההפקות שווה את ההשקעה, ולו רק בגלל שההשקעה חוזרת ברובה למארגני האירוע באמצעות ההנחות הרבות.
עצה לסיום
אל תחשבו שכל חברת הפקה יכולה לקבל הנחות מהגורמים הרלוונטיים, ויותר חשוב – לסדר לכם אירוע מקצועי ונפלא. על כן נמליץ בחום לבצע סקר שוק מעמיק על מנת למצוא את חברת ההפקות המתאימה ביותר, עדיף כמובן כזאת שעוסקת ברמה כזו או אחרת באירועי חברה בסדר הגודל של האירוע המתוכנן שלכם.
