נהוג לומר שלא מערבבים עסקים והנאה, ויש אמת בדבר. יחד עם זאת, כנסים מקצועיים מתקיימים לעיתים קרובות, ומשלבים בין השניים בהרמוניה נפלאה. מחד – אירוע המציג תכנים מקצועיים, חידושים, הרצאות ועדכונים. מאידך – תכנית אמנותית עשירה, הכוללת ארוחה דשנה, מוסיקה נעימה ולעיתים מופעי אמן. איך מפיקים כנס שכזה באופן מושלם? הישארו עימנו.
הפקת כנס – החלק הלוגיסטי-טכני
החלק המרכזי בתהליך הפקת כנס מקצועי טמון בחלק הלוגיסטי-טכני שלו, הכולל מספר שלבים מרכזיים:
- בחירת אולם / גן: בעיניי רבים, החלק החשוב מכולם. הבחירה אמורה להיות מושתתת בעיקר על עניין גודל ועל נושא התקציב. מבחינת הגודל, טעות תהיה לחשוב ש"כמה שיותר גדול – יותר טוב". לכנס עם 100 מוזמנים, אולם גדול מדי עלול לייצר תחושות לא נעימות.
- מזון ומשקאות: מומלץ לנסות להציע קצת מכל סגנון ולא הרבה מז'אנר קולינארי יחיד. זכרו שלכל מוזמן טעם שונה, וממש לא תרצו אנשים שיישארו רעבים או לא מרוצים. אל תשכחו את החברים הצמחוניים והטבעוניים שלכם.
- תאורה והגברה: אלמנטים שמבינים כמה הם חשובים כשמשהו משתבש. מערכת הגברת צורמת או תאורה לא נכונה (חזקה או חלשה מדי) עלולות לפגוע בחוויה הכוללת של מוזמני הכנס.
- ציוד טכני ובמה: נאומים? סרטונים? מצגות? חשוב לדאוג לציוד טכני איכותי ולמערכת גיבויים מתקדמת, שלא תקרוס בהפסקת חשמל או בזמן תקלות אחרות. לגבי הבמה, כדאי להתאים את הגודל שלה לצרכי האירוע. ישנן במות קטנות (2 עד 4 מטר), בינוניות (סביב 12-15 מ"ר) ובמות ענק של 25 מ"ר ומעלה.
הפקת כנס – החלק האמנותי
כבודו של החלק המקצועי, שבו באי הכנס מגיעים על מנת להעשיר את הידע שלהם, מונח במקומו. אבל בשורה התחתונה, אנשים מגיעים ליהנות, ובשביל שזה יקרה, חשוב לייצר תכנית אמנותית אשר תשתלב עם החלק המקצועי של הכנס. האפשרויות האמנותיות רבות: מופע מוסיקלי של זמר / להקה, מופע של אמן חושים, סדנאות מהנות שונות, אמן סטנד אפ ועוד. מה שלא תבחרו, אל תתפשרו על איכות איש המקצוע, כי אמנות עושים מכל הלב (או שעדיף לוותר בכלל).
מדוע מוטב לשכור את שירותיה של חברת הפקות מקצועית?
השאלה הראשונה לגביה תצטרכו להחליט בכל תחילת תהליך של הפקת כנס, היא האם לעשות זאת באופן עצמאי או להיעזר בשירותיה של חברת הפקות מקצועית. ובכן, גם אם לכם יש התלבטות, לנו אין. אם אין לכם את הניסיון והידע הנדרשים, כנס שתפיקו באופן עצמאי עלול להיות גדוש תקלות ותכנון שגוי. חברת הפקות, מאידך, תסייע לכם באלמנטים רבים: בחירת אולם /גן מתאימים, יצירת לוח זמנים גדוש ומהנה, הקפדה על מאות הפרטים הקטנים המרכיבים כנסים מקצועיים, אפשרות למחירים זולים יותר מול בעלי המקצוע ועוד.
אז את ההתלבטות שלכם תשמרו לבחירה בין סטייק לפרגית. בכל השאר הדברים תסמכו אך ורק על חברת הפקות מקצועית!
