כשהלילות מתחילים להיות קרירים ואת הקניונים השונים כבר לא מציפים אלפי ילדים משועממים, יש רק מסקנה אחת באוויר: הקיץ מתחיל לפסוע לקראת סופו וחגי תשרי, ובראשם ראש השנה העברי בפתח. אלו הם לא רק ימים של קניות אינסופיות ותכנוני מפגשים משפחתיים, אלא גם התקופה המובילה במהלך השנה להפקת אירועי חברה חגיגיים. אם גם אתם עומדים בפני הפקת אירוע חברה לראש השנה לקהל העובדים, הספקים, הלקוחות ובעלי העניין שלכם ואינכם בעלי ניסיון מהותי בתחום, הגעתם למקום הנכון. בשורות הקרובות תלמדו כיצד ניתן לארגן אירוע נפלא, מקצועי ונטול תקלות מבלי לשבור את הראש ואת מסגרת התקציב.
טיפים חשובים לאירוע מוצלח
לפני הכל, חשוב להגדיר את מטרת האירוע. האם הוא נועד לקרב בין המחלקות והעובדים (למשל, כשמספר גבוה של עובדים חדשים התקבל לחברה מאז ראש השנה האחרון)? האם עיקרו טמון ב"סיבה למסיבה", דוגמת חגיגת הרווחים שעובדיכם השיגו עבורכם בשנה החולפת? או אולי בכלל בהרמת הכוסית השנתית לכבוד החג שבפתח. בכל מקרה, זכרו שאירוע חברה הוא המקום היחידי בו הנאה ועסקים הולכים יד ביד ונצלו זאת לאירוע חכם המשלב בהרמוניה את שניהם. היערכות נכונה אמורה להתחיל מספר חודשים לפני מועד קיום האירוע. בראש סדר העדיפויות שלכם תהיה מציאת אולם אירועים / כנסים שיספק את כל הצרכים הנדרשים לאירוע מוצלח, הן בפן העסקי (מקרנים, מחשבים, מערכות הגברה, מסכים, ציוד טכני וכו') והן בפן הבידורי (מוסיקה, אוכל, עיצוב, מרווח וכדומה). שימו לב לעניין המיקום (נסו למצוא מקום הנגיש וקרוב למרבית העובדים) והגודל (דוחק יתר, או לחילופין מקום גדול מדי היוצר תחושת ריקנות, מהווים בסיס דווקא לאירוע כושל) שכן הם אלו שיקבעו את אחוזי ההגעה של עובדיכם אל האירוע ומידת הישארותם בו עד סיומו.
התוכנית האומנותית והפן הקולינארי
העניין המרכזי בכל הפקת אירוע חברה לראש השנה, הוא תכנון של לוח פעילויות מגוון, כזה שנע בקופצנות בין הצרכים העסקיים (נאומים, מצגות, הצגת תכניות עבודה ועובדים מצטיינים) לסיבה האמיתית לשמה העובדים הגיעו – ליהנות ולהתחיל לחגוג כבר מעכשיו את ראש השנה שבפתח. לכן השקיעו בתוכן איכותי התואם את קהל האורחים באירוע. רוצים דוגמאות? ובכן, הופעת אורח היא תמיד עניין מוצלח (סטנד אפ, זמר, אמן חושים ועוד), טרנד ההרצאות המרתקות של אנשים מפורסמים נכנס גם הוא לתחום אירועי החברה, וכמובן מוסיקה וריקודים, פעילויות גיבוש שונות וכדומה. בשורה התחתונה, דעו מי הקהל שלכם ודאגו לו לפעילות המתאימה לתאוותיו. אפרופו תאוות, הקורלציה בין איכות המזון המוגש באירוע חברה להצלחתו של האירוע כמעט מלאה לחלוטין. אם יש קטגוריה שבאמת מומלץ לא להתפשר עליה זה העניין הזה. בחנו בקפידה את חברת הקייטרינג הפוטנציאלית, אל תהססו לבקש לשנות, להוסיף, להוריד וכו', נסו לא לפסוח על טעמם של היוצאים מן הכלל (כמו טבעוניים, למשל) ושימו דגש מיוחד על עניין הגיוון והשפע. ולא לשכוח קינוחים, כמובן.
הוסיפו לכל אלו אמצעי תיעוד (צלם, תא צילום וכו'), אלכוהול משובח, מתנה קטנה לאורחים (בהקשר לראש השנה או לא) ועיצוב נעים לעין, והיו שקטים ורגועים – אירוע החברה שלכם לקראת ראש השנה ינחל הצלחה מסחררת.
