עשרות כנסים נערכים מדי יום בכל רחבי הארץ והם יכולים להיות קשורים לעולם העסקי או האקדמי, לתחומים מקצועיים או תרבותיים וכו'. כל הפקת כנס שכזה חייבת לקחת בחשבון מספר שיקולים מרכזיים על מנת שיהיה זה אירוע מוצלח שישיג את מטרתו ויצדיק את עצמו לאורך זמן. להלן הדגשים החשובים שיעזרו לכם בכך.
בחירת לוקיישן לכנס
בחירת המיקום לכנס היא הגורם המכריע ביותר בהפקתו. למיקום יש שני היבטים שיש לקחת בחשבון:
- אזור בארץ – ניתן למצוא מרכזי כנסים בכל רחבי הארץ ועליכם לקבוע ראשית כל היכן האירוע יתקיים. כלל האצבע מראה כי כאשר מדובר בכנס שמושך אליו משתתפים מכל רחבי הארץ, יש להעדיף מקום כמה שיותר מרכזי (גוש דן למשל) או לפחות, מקום שמהווה אטרקציה ייחודית ובעיקר כאשר הכנס נמשך על פני מספר ימים (אילת, ירושלים וכו'). כמובן שאם הכנס מזמין רק משתתפים מאזור מסויים (למשל, "כנס רופאים בצפון") אין שום טעם להרחיק ויש לערוך את הכנס באזור המגורים של רוב המשתתפים.
- בחירת המקום – הלוקיישן קשור באופן ישיר גם למקום עצמו בו יתקיים הכנס. המקום יכול להיות אולם או גן אירועים (גם בחורף ניתן לסגור גן אירועים לשם הפקת כנס ולחמם אותו) כאשר ישנם מקומות שמתמקצעים באירוח כנסים המוניים מעבר לחגיגות שמחות כאלה ואחרות. דוגמא למקומות שכאלו הם בתי מלון שכוללים גם חלק שמותאם לכנסים רשמיים. שימו לב כי המקום נגיש מבחינת תחבורה, מציע חניה נוחה למוזמנים וכולל את כל הפתרונות הטכנולוגיים להעברת התכנים הראויים להרצאות השונות, לנשיאת המילים ואולי גם להופעות שאתם מארגנים בכנס.
בהתאם לבחירת המקום, שימו לב כי הכנס ייפתח בשעה סבירה עבור מי שמגיע מרחוק.
הפקת כנס מהבחינה הקולינארית
על מנת שהכנס יוגדר כהצלחה יש לדאוג כי המשתתפים יהנו ממנו גם מהבחינה הקולינארית, כאשר ככל שמדובר על כנס יוקרתי יותר כך יש לדאוג למנות מזון איכותיות בהתאם. את המזון ניתן להזמין דרך חברות קייטרינג חיצוניות או ליהנות מהמטבח של המקום עצמו (למשל, של אולם האירועים או בית המלון שבחרתם). בהיבט זה יש לדאוג למקסימום הנוחות וההתאמה לטעם האורחים הרבים בכנס כגון הקפדה על מזון כשר, בחירה בין מנות חלביות ובשריות, אפשרויות קולינאריות גם לטבעונים, וכמובן הגשה נאה ואסתטית ע"י צוותי הגשה מקצועיים.
ניהול נכון של הכנס
על המשתתפים בכנס שלא לשים לב כלל ללוגיסטיקה האדירה שמתבצעת מאחורי הקלעים, דבר שמתחיל כבר ברמת ההזמנות עצמן, וידוא ההגעה, שליחת התזכורות וכו', ועד קבלת האורחים והרישום שלהם בעת ההגעה למתחם. בנוסף על המקום המיועד להציע לכם את כל מה שקשור לתאורה וההגברה ולספק את התשתית הנכונה לכל עזר טכנולוגי שהוא ללא מגבלות. לשם כך מומלץ לתכנן ולבצע את הכנס תוך היעזרות בחברה שמתמחה בהפקת כנסים בכל סדר גודל. הפקת כנס בדרך שכזאת תעזור לכם להפיק ממנו את המירב, תוך הסרת לחץ רב מעצמכם. שיהיה בהצלחה!
