דברים שלא חשבתם עליהם בהפקת כנס מקצועי – אבל ממש כדאי שתחשבו עליהם
כנסים מקצועיים כבר מזמן הפכו ליותר מרשימת דוברים, עמדת רישום וכיבוד סטנדרטי. היום – כשהקהל דורש רמה, חוויה וזיכרון – מה שמבדיל כנס מצוין מכנס ששוכחים, זה לא רק התוכן… אלא הפרטים הקטנים שכולם מרגישים ואף אחד לא חושב עליהם מראש.
אז הנה רשימה של דברים מפתיעים שכדאי לחשוב עליהם בפעם הבאה שאתם מפיקים כנס מקצועי – במיוחד אם בא לכם שידברו עליו גם יום אחרי.
תזמון זה לא רק לו״ז – זה אסטרטגיה
מתכננים את הלו״ז לפי המרצים? תחשבו מחדש. משתתפים מגיעים עם אנרגיה משתנה לאורך היום – ויש לכך השפעה ישירה על הצלחת ההרצאות.
- שעות הבוקר המאוחרות הן לרוב שיא הריכוז.
- מיד אחרי ארוחת הצהריים ?זמן מעולה לפעילות שובר שגרה או נטוורקינג ולא למצגות סטטיסטיות.
כנס חכם לוקח את זה בחשבון.
חוויית משתמש? גם בכנס
מהרגע שהמשתתף יוצא מהרכב – ועד שהוא חוזר אליו – כל שנייה היא חוויה.
שלטים ברורים, זרימת קהל נוחה, נקודות מנוחה עם טעינה, עמדת מידע אנושית, דפי מידע מעוצבים – כל אלה הם ה-UX של האירוע.
הקייטרינג הוא לא רק אוכל – הוא אמירה
אוכל טוב זה בסיס.
אבל אוכל שמתכתב עם ערכי הכנס? זו אמירה.
דוגמה?
כנס קיימות עם קייטרינג טבעוני ועמדת אפס פסולת.
כנס חדשנות עם אוכל מולקולרי.
כנס בריאות עם "שף בריא" ועמדות מיצים טריים.
עמדות WOW קטנות שעושות הבדל גדול
לא חייבים להשקיע הון בגימיקים – מספיקות תחנות מיקרו-חוויה:
- קיר צילום ממותג עם תאורה איכותית.
- פינת "שאל את המומחה" של 10 דקות.
- קופסה להשארת שאלות לפאנל (גם אנונימיות).
- עמדת שליחת גלויות פיזיות עם ברכה מהאירוע.
תכננו את ה"אם משהו משתבש"
תחשבו רגע – מה קורה אם:
- דובר לא מגיע?
- יש תקלה במסך?
- פתאום גשם?
כנס שמוכן עם פתרונות מראש – מרגיש הרבה יותר מקצועי, גם אם התקלות קורות. זה ההבדל בין בלגן לפתרון אלגנטי בזמן אמת.
לסיום…
הפקת כנס מקצועי זו אומנות.
לא רק לדעת מי ידבר ומתי – אלא איך ירגיש מי שמקשיב.
כשהחוויה כוללת הקשבה לפרטים הקטנים, הקהל ירגיש שמישהו באמת חשב עליו – ויזכור את זה הרבה אחרי שהאורות יכבו. מפיק אירועים מקצועי ידע לעשות זאת היטב.
