כנסים מקצועיים, עיוניים , לימודיים- ללקוחות ושותפים וגם פנים ארגוניים המיועדים למנהלים או לעובדים, רבים כאלה מתרחשים תדירות ברוב הארגונים והחברות .
כנסים בהם נחשף מוצר חדש, מוצג שירות חדש, כנסים לסיכום מקצועי של תקופה, כנסי מאזן וכנסים ללמידה ועיון- יש כל כך הרבה סוגים ולכולם מכנה משותף אחיד- השעמום…
כן, אין מה לעשות גם כשנושא הכנס מרתק ובעל חשיבות ראשונה במעלה עדיין התחושה שעולה למשמע המושג "כנס" היא שהמשתתפים כנראה יישבו אל מול במה עליה דוברים – היצירתיים ביניהם גם יגיעו עם מצגת , אבל, בואו נודה- לרוב המשתתפים בכנסים אין את הסבלנות או הנכונות לשבת ולהיות נוכחים במהלך כל אורך הכנס.
רוב הכנסים נתפסים כמשהו מעיק, ארוך ומייגע. כזה שחייבים להיות בו כי הנושא חשוב אבל לא משהו שמצפים לו או שנחרט בזיכרון כחוויה מעניינת ומעשירה
אבל אפשר גם אחרת..
למעשה אין סיבה לכך שכנס- רציני ועמוק ככל שיהיה לא יתובל בתכנים ויועשר ברגעים מהנים
אין בשום מקום הוכחה לכך שאם הכנס נורא רציני, כבד ומתיש סימן שהוא עסק בנושא חשוב
אין שום מחקר שיוכל להוכיח שאם הכנס קליל, זורם ואפילו חוויתי זה אומר שהוא לא יעיל ומשמעותי
ובהחלט אין סיבה שלא להפוך את הכנס לנכס שיווקי ותדמיתי עבור החברה או הארגון. כזה שמעניין להיות בו ושלהולך עם המשתתפים הלאה…משאיר חותם.
אז איך בעצם עושים את זה? איך הופכים כנס או ועידה "יבשה" למשהו שכיף להיות בו?!
- – זה מתחיל כבר מהמעטפת הרעיונית- הקונספט. גם אם הכנס הוא טכני ואינפורמטיבי חשוב לעטוף אותו ברעיון, בקונספט מוביל-, כזה שיבוא לידי ביטוי גם בתכני כנס ובשפה הגרפית שלו. תפקידו של הקונספט הוא להפוך את הכנס לנזכר- לבחור רעיון שעוטף את ה נס מכל המובנים- מהשם ולהוגו, הנראות, התכנים וכו'.. וכשהרעיון טוב ונאמן לתכני הכנס נהנים באי הכנס מחוויה חיובית שנשארת איתם לאורך זמן. לדוגמא: עורכים כנס בנושא זכויות העובדים?. קראו לו "בשביל העובדים" קשטו אותו בעיצוב של שבילים פסטורליים המובילים ליעדים של הצלחה, שגשוג, קדמה – קשטו בשילוט דרכים וכבר יצרתם כנס שהוא הרבה יותר מכינוס אינפורמטיבי- ובטח הרבה יותר רותם ויעיל.
- – ישנה חשיבות רבה לבחירת המקום בו יתקיים הכנס- אפשר וכדאי לבחור במקום מקורי, יצירתי ושונה כזה שאינו אופייני לקיום כנסים ויכול לעשות את ההבדל מבחינת האפקט של הכנס והחוויה. המיקום יכול להיות נגזרת של המעטפת הקונספטואלית, למשל: חוות סוסים בה ייעטף הכנס בתחושה של "דהירה קדימה", מיקום על חוף הים בו ייעטף הכנס במסרים של "ניווט אל יעדים חדשים" וכדומה…
גם אם נבחר לקיים את הכנס באולם כנסים או אפילו באחד מהחללים במבנה המשרדים של הארגון עדיין נעטוף את הכנס ברעיון מוביל – אבל כאמור בחירה של מיקום מקורי יכולה להוסיף עניין ולהביא להיענות גבוהה יותר של המשתתפים
העיצוב- מאוד חשוב! ואיתו המיתוג. שילוט ברור ומרשים, נוכחות של לוגו ומסרי הכנס בכל מקום, דקורציה אסתטית במתחמי הכיבוד, במה מכובדת ומרשימה …כל אלה הופכים מוסיפים לכנס, מעשירים אותו ועוטפים את באי הכנס בתחושת עוצמה ונוכחות של הארגון או החברה. כאשר הקו הגרפי הנבחר לכנס ניכר בכל פריט- מתגי השם ועד לשי שביציאה הכנס מורגש ומשמעותי ומשאיר חותם על המשתתפים.
- רוב הכנסים מצריכים מנחה שיקשר בין המליאות, שיציג את המשתתפים, לעיתים שינהל את הפאנל אם יש כזה… בחירה של מנחה עם ערך מוסף תתרום רבות להצלחת הכנס. הבחירה תלויה כמובן בנושא ותכני הכנס אבל – בחירה באמן על חושי שיתבל את ההנחיה בכמה רגעים של מופע, בשיתוף הקהל, יוביל את הקהל לחשוף נושא או מסר מהכנס – הזכירות של המסר והכנס תגבר משמעותית, אם המנחה סטנדאפיסט שמרענן את הנושאים העיוניים בהומור אינטליגנטי כל הכנס זורם ונעים יותר. נכון, מנחה כריזמטי עם קול רדיופוני שיודע ומנוסה בהנחיה, ערכו רב- אבל אם רוצים לצאת קצת מהקופסא- מנחה הוא מקום טוב להתחיל בו…
התיבול- כן, כמו בכל תבשיל גם ב הפקת כנס יש הרבה השפעה ל"תבלינים" או בשפתנו- לנגיעות ולפריצות. אותם אייטמים קטנים ומפתיעים שמוסיפים עניין, שוברים אתה שגרה ותורמים הרבה מאוד לתוכן ולאווירה. זה יכול להיות שחקן בדמות קונספטואלית שניגש לבאי הכנס במהלך הפסקת הקפה ומאתגר אותם בקטע משחק קומי שרלוונטי לנושא הכנס, או אמן נגינה שמפתיע פתאום ומגיח אל הבמה בין התכנים העיוניים, שחקנית ששתולה בקהל ומתפרצת במונולוג שמחדד ומחזק מסר מסוים מתכני הכנס…
השי- כולם אוהבים מתנות אין מה לעשות! אבל במקרה הזה הכוונה אינה לממש מתנה אלא לשי סימלי, חכם ובעיקר ממותג!! גם אם תקציב הכנס אינו גדול ואינו מאפשר חלוקת שי משמעותי אל תוותרו עליו! פריט גימיק קטן שמתחבר למעטפת הרעיונית, עציץ קטנטן עם מסר של צמיחה, תבלין ריחני עם מסר של פלפול העניינים…ילכו עם באי הכנס הלאה, יזכירו להם את הכנס ואת הארגון או החברה שלכם, יעוררו עניין כשאנשים אחרים ייתקלו בהם ובקיצור…יעשו לכם עבודת שיווק יעילה ומעולה. ו…גם יתנו למשתתפי הכנס את התחושה הנעימה שהם חשובים לכם.
כמובן שלרשימה הזו יש להוסיף תקשור מקדים קונספטואלי ומעניין, אפליקציות שמאפשרות קבלת מידע, הרשמה ויצירת קשרי עבודה ומפגשים כבר במהלך הכנס, כיבוד שיהיה איכותי, תכנים מגוונים ומעניינים ועדו ועוד… אבל השורה התחתונה היא שבמחשבה יצירתית ומקורית במגע הקסם של חברת הפקה מיומנת, מנוסה ומקצועית ניתן להפוך כל כנס "יבש" לכלי שיווקי תדמיתי הכי אפקטיבי שיש!
בהצלחה!
