הפקת אירועים – הדגשים החשובים
הפקת אירועים – הדגשים החשובים

הפקת אירועים – הדגשים החשובים

בהפקת אירועים יש משהו "אכזרי" במקצת: אפשר לעשות הכול כמו שצריך, האירוע מתקתק כמו שעון, ואז, תקלה אחת, ובסוף – זה מה שכולם יזכרו. כשאלו הם פני הדברים, הצורך בביצוע מושלם חשוב במיוחד. בין אם מדובר בחתונה, ברית, אירוע עסקי או כל אירוע אחר, הפקה מקצועית, מדוקדקת ומיומנת היא בגדר חובה ולא המלצה. אז מהם הדגשים של תהליך הפקת אירועים מוצלח? הישארו עימנו.

 

5 דגשים חשובים להפקת אירוע מוצלח

ישנם מספר דגשי הפקה אשר יספקו לכם בסופו של דבר אירוע מושלם:

  • הגדרת משימות ולוחות זמנים: אחת הטעויות הנפוצות של אנשים במהלך הפקת אירועים היא היעדר הגדרה ברורה של משימות על פי לוחות זמנים ברורים. לכן הקפידו לשמור על דד ליינים מסודרים וברורים – "עד ל-31.5 – בחירת אולם"; "עד ל-10.7 – רכישת שמלה" וכדומה. רק כך לא תמצאו את עצמכם לחוצים לגמרי, מספר ימים בודדים לפני האירוע עצמו.
  • יצירת LINE-UP ברור ומוגדר מבחינת זמנים: כל אירוע כולל מספר שלבים בתוכו. למשל בחתונה – קבלת פנים, חופה, אוכל, ריקודים, קינוח ועוד. יצירת לוח זמנים ברור מבחינת תוכן וזמנים היא הבסיס הרחב והמוצק לאירוע שזורם נפלא.
  • לכל דבר – גיבוי: תקלות טכניות, אנשי צוות והפקה שנשגב מהם להגיע ברגע האחרון, ובכלל – תקלות שונות ומשונות, הן חלק בלתי נפרד מאירועים רבים. על כן  חשוב לגבות כל דבר שניתן לגיבוי, בעיקר ציוד טכני. לגבי אנשי המקצוע, ודאו יומיים-שלושה לפני האירוע שכולם מרגישים טוב ולא מתכוונים להבריז (מומלץ להוסיף סעיף בעניין בהסכם העבודה), וודאו עם בעל האולם שיש גנרטורים וציוד גיבוי לציוד החשמלי והטכני הנדרש וכו'.
  • תיאום ציפיות ויצירת סנכרון בין המפעילים השונים: אכזבות רבות מצד בעלי שמחות מגיעות בשל היעדר תיאום ציפיות מקדים, בעיקר בכל הקשור לדי.ג'יי, לאנשי הקייטרינג והמלצרים וכו'. על מנת להימנע מכך אל תחששו לרדת לפרטים הקטנים ביותר, ואל תשאירו אבן לא הפוכה בשום נושא.
  • חשיבה על הפרטים הקטנים והגדולים: "אלוהים נמצא בפרטים הקטנים", נהוג לומר, וכמה שזה נכון בתהליכי הפקת אירועים. אירוע מורכב מעשרות ואף מאות פרטים קטנים, כשכל "פקשוש" עלול לחרב דברים רבים אחרים. על כן ערכו רשימות מסודרות (רצוי באמצעות אנשי מקצוע) של כל דבר ופרט אותו יש לקחת בחשבון בתכנון.

 

בשורה התחתונה, תכנון נכון ומדוקדק הוא שם המשחק. תשקיעו? תהיו מסודרים? תתייחסו לכל פרט בלי להמעיט מערכו? רוב הסיכויים שהאירוע יעבור בצורה חלקה. אחרת? הנפילה עלולה להיות כואבת במיוחד.

 

התקשרות חברת הפקת אירועים מובילה – הפתרון המושלם

על מנת שכל הדגשים שהזכרנו לעיל יבוצעו כהלכה, ובמיוחד אם אין לכם את הידע והניסיון המוכחים בתהליכי הפקת אירועים, רצוי להיעזר בשירותיה של חברת הפקות מקצועית ומנוסה. זה יכול להיות ההבדל בין אירוע נפלא לאירוע שיותיר אתכם אדומים מבושה.

 

מבית אינטרנט פולפאוור חברה לבניית אתרים מבית פולפאוור  -  בניית אתרים   עיצוב: מנטבר הפקות